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秘书处管理制度

               广东省新能源汽车产业协会

                  秘书处管理制度


为确保协会稳健发展,高效运转,根据国家法律法规及协会《章程》的规定,特制定广东省新能源汽车协会秘书处管理制度。

一、秘书处部门设置及主要职责

1、秘书处岗位设置及主要职责:协会秘书处是处理协会日常事务的机构,负责各类情况的上传下达,设秘书长和副秘书长各一名。当秘书长不能全职在秘书处上班时,由副秘书长主持秘书处工作。主要职责有:

(1)在理事会的领导下,协助会长开展工作,全面负责本会曰常工作,并对本会负责。

(2)负责制定本会工作计划、确定年度工作目标,并使每年计划有新内容、新目标,不断开创本会工作新局面。

(3)负责提出本会全年资金收支预算建议方案。

(4)负责对本会内外上下的联系协调,保持与各级政府特别是主管部门之间的紧密联系,保持工作渠道畅通。

(5)负责秘书处工作人员的工作安排和人员管理,指导本会所属各专业委员会和部门的工作。负责各职能机构之间的协调工作。研究制定和提出有关规章制度的建议方案,确保本会工作规范和功能全面发挥。

(6)负责组织策划和参加本会的各项活动,不断提高本会的社会形象,扩大社会影响。加强与各会员单位的联系,及时了解情况,收集整理会员企业的工作经验并做好信息交流。

(7)组织承办会长办公会议和有关工作会议,认真做好各项会务工作。对有关会议的决议、决定,负责组织实施,并将实施情况定期向会长办公会议汇报,接受监督。

(8)承办本会的其他各项工作。认真执行理事会各项决议、负责开展和处理日常事务工作,完成会长办公会和理事会会交办的其他工作。

(9)秘书处下设2个部门开展工作,分别是办公室、会员部。

2、办公室岗位设置及主要职责:

办公室设办公室主任一名,在秘书长、副秘书长领导下全面负责办公室管理工作(包括人事、行政、后勤、外联、接待、财务等各项事务),接受监督,并对本会负责。

(1)负责协会依法运营所需证照的年检手续办理,及其他各项证书的保管和办理。

(2)负责秘书处新进人员的招聘,专职工作人员的管理工作。

(3)负责办公环境的整理,确保各级领导及会员单位到协会指导工作时办公区域的整洁卫生。

(4)负责办公用品的采购和领用,办公区域局域网的畅通,所有电脑及办公设备的管理、维护,确保办公正常使用。

(5)当协会配有工作用车后,负责车辆的调度管理工作。

(6)负责本会召开的各种会议或举办的各项重大活动的会务组织和服务工作。负责或安排起草重要文件、工作报告、领导讲话、年度工作总结和协会对外的一切文稿,并对本会各种会议实况记录,负责对每次会议内容的整理打印、归档保存。

(7)负责督促和落实各部门、各专业工作完成后资料的收集、管理、装订、归档工作,保证每年及各项工作资料的完整性。

(8)负责来电、来访和接待联络工作,做好报刊的订阅、分发、函电的收发等。

(9)负责协会印章保管和财产登记,做好文件、资料的印发处理、收交归档、立卷管理以及档案的使用服务。

(10)负责财务与资产的管理工作,每年对资产进行一次盘点,按财务流程严格审核票据,对手续完整原始凭证按实登记,并予以支付,每月出具与银行账户对过后的流水账,接受财务监督。

(11)完成本会及秘书长交办的其他各项工作。

3、会员部岗位设置及主要职责:会员部设部长一名,在秘书长、副秘书长领导下全面负责会员部工作,接受监督并对本会负责。

(1)负责会费收缴工作,按照规定收取会员单位的会费。

(2)负责会员个人及企业资料的起草、整理、收集、归档工作,并了解各会员单位生产经营状况、需求,及时反映会员单位的意见和建议,协助会员单位解决困难。

(3)负责新会员的发展工作,包括宣传动员,发放入会申请登记表,新会员资质审核和呈报,制作和颁发会员证等。

(4)负责会员活动及会议的组织策工作,包括协会活动、外出考察活动、体育比赛等,创新活动形式、丰富活动内容、提升活动品位,增进会员之间的交流与合作,增强会员之间感情融合,提高会员综合素质,提高协会的影响力和凝聚力。

(5)负责与兄弟商会协会、知名人士、政府官员、有关部门的联络沟通,充分发挥协会的桥梁和纽带作用,不断提升协会在广东省的知名度,美誉度,树立协会品牌。

(6)负责协会形象宣传和创新设计,负责协会网站和微信公众平台的维护管理工作,负责协会会刊的编辑组稿工作,负责向杂志投稿,提高协会对外知名度。做好协会通讯报道,大力宣传协会会员和会员企业各种活动,增强协会内部凝聚力和向心力。

(7)负责对会员单位的重大活动、先进事迹的对外宣传报道工作,扩大协会会员企业在粤的影响,提高协会会员企业在粤乃至全国的知名度。

(8)完成本会及秘书长、副秘书长交办的其他工作。

二、秘书处行政管理制度    

(一)考勤制度    1、秘书处工作人员必须全职在秘书处上班。秘书处实行每周五天工作制,工作人员不得迟到早退,由办公室统一考勤,按月统计。每日工作时间为:上午:9:00一12:00下午:13:00一17:30。因工作需要而加班,可以调休。    2、协会秘书处工作人员,按国家劳动法规定享受下列带薪假日:元旦;春节;清明节;五一劳动节;端午节;中秋节;国庆节等。    3、秘书处工作人员(含秘书长、副秘书长)因故不能上班事先要请假,并填制书面请假条。请假休假结束后必须向批准人销假,如因特殊情况需逾假,要按请假批准权限及时向有关领导申请续假。外出公务须向领导请示并事后一日内汇报公务情况;当月旷工三天以上,作自动离职处理。

4、工作人员因病请假,三天内由秘书长或副秘书长批准,三天以上(不含三天)须经会长批准。请病假三天以上者,须持医院证明。病假超过三个月的(含當年累计)酌情劝退。秘书长或副秘书长请假由会长审批。    (二)卫生管理制度    1、办公场所要保持整洁美观,物品摆放在规定地方,不随地吐痰、擤鼻涕,乱扔杂物,垃圾倒入指定的地点。    2、离开办公室应关灯、门窗、空调,办公室按区域划分每人卫生责任范围,各人卫生责任范围内卫生由各人负责。    3、办公室每月至少组织一次卫生大扫除。    4、墙上不得随意钉勾和悬挂物品,张贴物应整齐、美观。    5、办公桌应保持整洁、无污痕,桌面和桌下勿放置杂物,下班离去前应将桌面整理清查。文件柜、办公桌内的文件等应摆放整齐,重要文件锁入柜内。

(三)秘书处工作人员行为准则

1、热爱本职工作,不断钻研业务知识,提高业务技能,以务实、高效、忠诚、敬业作为自己的信条。

2、维护“广东省新能源汽车产业协会”的利益,努力塑造协会的内外形象,不得做出有损协会形象和利益的事情。

3、树立全局观念,倡导分工合作,既要按规章制度办事,又要确保协会各项工作整体高效运行。

4、秘书处工作人员上班时,应着装整齐,男性上班时不得穿着无领外衣,女性不得穿着暴露。保持良好的工作状态和外表形象,对领导和同事要互相尊重,对来会联系事务的客人及到会走访的会员,工作人员要热情接待,态度和蔼,文明礼貌,不卑不亢。

5、秘书处工作人员要提高工作效率,办事认真细致,按时完成职责内及领导交办的各项任务,遇到重大事项必须马上向领导汇报。

6、秘书处工作人员要爱护公物,办公设备的使用要准确、爱惜,借用协会物品要写借条,非消耗性物品应及时归还,损坏或丢失须赔偿。

7、增强节约观念,合理使用办公用具和耗材,严禁公物私用。

8、秘书处工作人员接听电话时态度要和蔼,语调亲切,讲话要有礼貌,善于运用礼貌用语,外出办事应有去向标志,并保证联络畅通。

9、秘书处工作人员要廉洁奉公,按规定办事,不得私下对外承诺不符程序的事项。秘书处工作人员出席协会有关活动,收受500元以上的礼物或酬劳必须交公,由会长办公会研究处置,否则按贪污论。秘书处工作人员累计贪污达2000元,一律开除;达到法律规定的数额时,依法追究刑事责任。

10、秘书处工作人员走访会员企业,应尽量避开休息或用餐时间,不能给会员增加负担,更不得向会员企业索取财物;若有索取者,一经发现,立即开除。秘书处工作人员不得使用会员企业的场地、车辆等物品从事非协会业务活动,不得私人借用会员企钱物,违反者一律开除。

11、秘书处工作人员利用协会资源为会员企业作对接并产生交易,该工作人员不得收受任何一方的佣金,若有收受,按贪污论处;若交易双方自愿按规定向协会支付佣金,协会可给该工作人员适当奖励,具体办法,另行制定。

12、本《制度》中的“秘书处工作人员”是指在秘书处上班及代表协会工作的所有人员,包括秘书长、副秘书长、秘书处本部工作人员、办事处工作人员、专家组成员。

(四)公章印鉴管理制度

1、协会公章、法定代表人印鉴由办公室主任保管,发票专用章由会计保管,财务专用章由岀纳保管。

 2、所有用印(含协会文件和各种便函)必须先填写用印申请,申请上注明日期、文件标题或事项、用印人、批准人、印数等,审批签字后由专人用印,并对用印文件复印后和用印申请一起归档保存备查。

3、不涉及经费开支和重要事项的用印,由秘书长或副秘书长审批;涉及经费开支及重要事项的用印,必须由会长签字审批后方可用印,会长签字审批的原稿,必须登记存档,不得丢失。

4、公章管理人员应严格按规定履行用印手续。如遇特殊情况须携带印章到现场用印时,必须报会长批准,经手人在办理借出登记手续后,方可携印章外出,返回协会后,经手人要即时交还印章,借印章外出期间经手人应对印章的安全与使用负全部责任。

5、对用印的文字内容秘书处必须认真审查,严禁发出盖有印章的空白信笺。

6、凡盖出的各种印章,必须保证位置恰当,文字端正,图形清晰,维护印章的严肃性。

(五)档案管理制度

 1、档案资料统一由办公室负责管理,协会的档案资料可以分为以下几个部分:

(1)财务资料:会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭证,所有财务报表、报销凭证、银行往来凭证,所有收支凭证、财务用印申请等。

(2)会议资料:会员(代表)大会、理事会、会长办公会议、监事会等讨论研究的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要、影视资料等。

(3)会员资料:会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通讯地址、联系方式等。

(4)文件资料:协会自成立以来,上报下发的所有正式文件、函件,包括政府有关部门,特别是主管部门发给协会的文件函件、通知等。

(5)活动资料:协会组织的各种商务沙龙、信息交流、座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等活动的函件、宣传资料及影视资料。

2、对所有文件资料,包括协会证照,皆应严格保管,并做好保密工作,严禁将文件资料等带出办公室,特别应加强对兄弟商协会资料、会员通讯录和重要科技经济信息的管理与保密。

3、因工作需要借用、复印档案资料的,须经过秘书长或副秘书长批准后办理,并在复印件上注明复印人和用途,再加盖协会公章,完成领出登记手续方能领出。

4、秘书处收文后,应尽快呈送秘书长或副秘书长批阅。秘书长在收文呈阅表中写出具体处理意见,需呈送会长阅示的文件,及时呈阅,会长批示后,要及时办理归档;由部门执行的文件,明确到责任人,完成情况计入年底工作考核;呈阅表和文件原件一起归档备查。

5、秘书处发文,必须坚持必要性、针对性、及时性的原则。文字要严谨,用语要规范,内容要精练。成文后附发文呈签表,由秘书长或副秘书长审核,报会长审批签字后,用协会的文头下发或送达。印发的所有文件和函件,一律留一份并呈签表附底稿移交办公室存档。

6、每年年底,对所有文件资料组织一次清理,归档文件档案,要准备检索手段,即编制目录、目录索引和重要文件资料卡片等,便于查索,需留存的,装订成册;不需留存的文件资料,统一销毁,不得外传或作他用。

(六)请示汇报制度

1、建立严格的请示汇报程序。

2、协会秘书处工作人员应及时向主持秘书处日常工作的秘书长汇报,工作中的重要问题、重大问题,由秘书长及时向会长与其他会领导汇报。

3、请示汇报可采取当面、电话、短信、微信、书面等形式。重要、重大事项的请示汇报,除采取当面、电话、短信、微信及时请示汇报外,还应形成书面请示汇报文稿,并请会长或其他会领导批示备案。

4、因不及时请示汇报造成工作严重失误或损失的,追究相关人员的责任。

(七)办公室管理制度

1、办公室原则上应保证在上班时间有人在岗,办公室人员要坚守岗位,不得擅离职守。

2、熟悉业务,认真钻研,提高业务水平。积极妥善处理好职责范围内的工作。如不是本人所负责的业务,应及时告知相关业务人员及时处理,处理情况及时向秘书长或副秘书长汇报。

3、重大、紧急和超出责任范围的业务,应及时向秘书长或副秘书长汇报。

4、保守机密,做到内外有别,不得向外泄露协会的机密。

5、办公室做到整洁卫生,环境优雅。

6、各类文件、会议纪要、传真、电子邮件要及时建立纸质档案管理,并进行电子文档备份。

(八)人事管理制度

1、协会秘书处因工作需要配备工作人员,通过网络招聘,最后人选确定由会长决定。

2、提名推荐的人选由相关工作人员进行考察,考察对象应向秘书处提供个人的相关信息资料,考察情况由秘书长或副秘书长向会长汇报,经同意后再形成聘任请示,报会长批示。

3、新进人员试用期3个月,经考察合格,再行签订聘任合同(试用期计算在内),根据个人情况和工作需要安排工作岗位。在试用期发现不适宜在秘书处任职的,及时予以辞退。

4、建立人事档案,便于考勤考绩。

5、工作人员印制名片,统一由秘书处办理,个人不得私自印制名片。

6、入职时由秘收处配发相关办公用品(办公室钥匙、办公电脑等),离职时,需办理好相关移交手续。

(九)办公电脑管理制度

1、秘书处给每位工作人员配置一部电脑,以确保工作需要。

2、上班时间严禁浏览与本职工作内容无关的其他网页。

3、由于办公电脑涉及到协会内部信息资料,为了保密,严禁外来人员未经许可的前提下擅自使用电脑,以免资料流失泄密。

4、除网络维护机构保证正常的网络维护外,工作人员要爱护配用的电脑,确保办公电脑正常使用无故障。

(十)接待管理制度

1、根据会长的指示和其他会领导的指示安排办理。

2、接待原则:热情、节俭,从严掌握。

3、除重大、重要活动的接待用餐,一般情况下,原则上不安排在豪华酒店用餐。

4、一般情况下,日常接待用餐每人每餐(除酒水外),控制在100元以内(早餐除外)。特殊重要情况的接待标准掌握,按会长的指示和其他会领导的指示办理。

5、日常接待工作由秘书长或副秘书长负责,秘书处其他人员协助配合。

(十一)现金费用审批制度

1、严格执行协会《财务管理制度》。

2、为有效管理现金支出,规定以下审批权限:单笔费用在200元以下由秘书长或副秘书长审批,其它均由秘书长副秘书长签字后报会长审批。

(十二)工作人员工资福利待遇管理制度

1、工作人员的工资由会领导根据协会情况和参照兄弟商协会的标准及广东区域物价指数研究确定。

2、每年发放第十三个月工资作为年终奖金,根据工作人员入职时间确定发放数额。

3、为稳定工作人员队伍,保持工作的连续性,除会领导研究调整增加工作人员工资外,根据物价指数等诸多因素,调整工资。

4、协会为工作人员按照广东省人社厅的有关规定,办理“五险”。

 5、过节费:端午节、中秋节、元旦、春节四个重要节日,发放适当金额的过节费,发放标准由会领导研究确定。

6、工作交通出勤按绿色出行原则,以地铁公交优先,特殊情况方可打的,交通费实行实报实销制。为便于操作,秘書處为工作人员办理羊城通地铁公交卡,定期充值。

7、协会与工作人员签订劳动合同,双方共同遵守劳动合同的相关规定。

(十三)因公出差费用报销制度

1、根据国家财政部、广东省财政厅的有关规定,特制定本制度。

2、因公出差没特殊情况一般不乘坐飞机,高铁原则上乘座二等座,火车原则上乘坐硬卧或硬座,车船费实报实销。

3、一般情况下应住宿在社会上三星级(含)以下的宾馆、饭店(酒店)。出差人员住宿费标准上限为:秘书长、副秘书长每人300 元/天,主任(部长)每人每天 200 元/天,一般工作人员每人150元/天。

4、伙食补助费费和公杂费:出差人员在广州市以外城市出差, 伙食补助费按出差自然(日历)天数实行定额包干。

三、本制度经2017年3月28日广东省新能源汽车产业协会第一届理事会第二次会议讨论通过,自通过之日起执行。本制度解释、修订权归协会理事会。






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